🚩 업무 지시, 구체적이고 성의 있게 하려면?

2024. 7. 31.

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📢 At a Glance

리더가 구체적이고 성의 있게 업무 지시를 하지 않으면, 한두 번에 끝날 일을 여러 번 하게 되는 비효율이 심해집니다. 이런 상황이 반복되면 시간 낭비가 클 뿐만 아니라 팀원들의 의욕과 자신감도 크게 떨어지죠.

본 글에서는 팀원들이 혼란 없이 업무를 수행하고 목표를 효과적으로 달성할 수 있도록 명확하고 성의 있게 지시하는 방법을 말씀드립니다.

1. 업무지시를 성의 있게 하지 않으면?

2. 명확하고 성의 있게 지시하는 법

#1. 업무지시를 성의 있게 하지 않으면? 😥

리더는 명확하고 구체적인 업무지시를 통해 팀을 성공적으로 이끌고, 조직의 목표를 달성해야 합니다. 아래는 김 팀장이 지시를 명확하고 구체적으로 전달하지 않아 팀원들이 혼란스러워하고 있는 상황입니다.

[사례] 김 팀장의 모호한 업무 지시로 팀원들이 혼란스러워 하는 상황

김 팀장 : 자, 이번 프로젝트는 매우 중요합니다. 각자 할 일 최선을 다해주세요.

이 대리 : 팀장님, 구체적으로 어떤 부분에 집중해야 할까요? 우선순위가 어떻게 되나요?

김 팀장 : 음... 그냥 다 중요해요. 각자 맡은 부분에서 최선을 다하면 되는 겁니다. 물론 잘 해야죠.

박 사원 : 제가 맡은 보고서 작성, 어떤 컨셉으로 해야 할지 말씀해 주실 수 있나요?

김 팀장 : 그런 건 알아서 하세요. 중요한 건 빨리 끝내는 거니까.

최 대리 : 고객에게 보내는 이메일은 어떻게 작성할까요? 내용에 어떤 포인트를 넣을지 잘 모르겠어요.

김 팀장 : 아, 그냥 고객이 이해할 수 있게 쓰면 됩니다.

이 대리 : 팀장님, 이번 주 마감일이 있는데, 우선 마감할 작업이 어떤 건지 다시 확인할 수 있을까요?

김 팀장 : (약간 짜증 난 듯) 다들 왜 이렇게 질문이 많아요? 내가 어떻게 일일이 다 알려주고 가이드 해주나요? 각자가 잘 준비해서 철저히 진행하세요.

팀 회의 후 팀원들의 하소연입니다.

“아, 팀장님이 이렇게 모호하게 지시하니까

도대체 뭘 어떻게 해야 할지 모르겠어. 그냥 감으로 해야 하나?”

“구체적인 지시가 없으니 다들 제멋대로 하게 될 텐데... 결국 엉망이 될 것 같은데...”

“차라리 우리가 회의를 해서 역할을 나누고 구체적인 계획을 세우는 게 낫겠어.”

리더가 구체적이고 성의 있는 업무 지시를 하지 않으면, 한두 번에 끝날 일을 여러 번 하게 되는 비효율이 심해집니다. 이런 상황이 반복되면 시간 낭비가 클 뿐만 아니라 팀원들의 의욕과 자신감도 크게 떨어지죠.

리더가 지시를 명확하고 성의 있게 하지 않으면 나타나는 문제를 4가지로 정리했습니다.

#2. 리더가 지시를 명확하고 성의 있게 하지 않으면 나타나는 문제 4️⃣

첫째, 리더가 애매모호한 지시를 내리면 팀원들이 혼란에 빠집니다.

팀원들은 과연 어떤 일을 우선적으로 해야 할지, 어떤 방식으로 업무를 진행해야 할지 감도 잡기 힘들어집니다. 결국 목표 달성에 실패하거나 불필요한 시간과 노력을 낭비하게 되는 거죠.

둘째, 불분명한 지시는 불필요한 작업과 시간 낭비를 초래합니다.

팀원들은 지시를 이해하기 위해 추가적인 질문을 하거나 자신의 추측으로 업무를 진행하게 되는 거죠. 이렇게 되면 불필요한 시간과 노력이 낭비됩니다.

예를 들어, 리더가 "이번 프로젝트를 잘 마무리하라"라고 지시했다고 가정해 봅시다. 팀원들은 '어떤 부분을 잘 마무리해야 하는지', '어떤 기준으로 잘 마무리했다고 판단할 것인지' 등을 파악하느라 골머리를 앓습니다. 별도로 상사 의도 파악 회의를 합니다. 결국 시간을 허비하며 추측성 업무를 진행하게 되는 거죠.

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